Oggi finalmente è possibile limitare l'uso e la conservazione della carta con l'ausilio di procedure stabilite dalla legge.
Attraverso l’utilizzo dei supporti ottici è possibile archiviare velocemente e con un ridottissimo consumo di spazio tutta la documentazione rilevante di enti pubblici, aziende, contribuenti, professionisti e uffici giudiziari.
E’ possibile la trasformazione di vecchi archivi cartacei in archivi digitali liberando in qualsiasi entità, pubblica o privata, preziosi spazi fisici mantenendo comunque inalterata la rilevanza giuridica e legale dell’archivio.
Tale operazione è garantita dalla cosiddetta firma digitale, lo strumento più adeguato a garanzia di autenticità e integrità dei documenti conservati.
Quando si parla di archiviazione ottica solitamente si fa riferimento al documento informatico.
Quest'ultimo può essere inteso sia come documento già inizialmente su supporto elettronico, sia come documento cartaceo poi convertito in formato digitale.
Per garantire un flusso documentale efficace ed efficiente è necessario porre molta attenzione alla conservazione e alla classificazione dei documenti informatici, devono essere infatti garantite integrità, identità, provenienza, reperibilità, sia in riferimento al singolo documento che a interi gruppi.
A questo riguardo riveste particolare importanza la classificazione dei documenti attraverso il quale si stabilisce l'ordine reciproco con cui i documenti sono organizzati all'interno dell'attività amministrativa.
Il Testo Unico sulla documentazione amministrativa sancisce infatti che in ogni amministrazione sia presente un servizio che si occupi della gestione informatica dei flussi dei documenti e degli archivi.