Come assolvere gli obblighi tributari utilizzando sistemi informatici è sempre stato un argomento molto dibattuto.
Se dalla parte tecnologica si avverte questa esigenza, considerando la continua evoluzione dell’informatica, da parte dell’amministrazione Finanziaria, invece, si cerca, o meglio si cercava, di imporre quante più pastoie possibili alla sua applicazione ritenendo che questo nuovo metodo non desse sufficienti garanzie relativamente alla regolare tenuta della contabilità fiscale.
Però la tecnologia è sempre stata una fonte di risparmio per le aziende ed ecco quindi che provvedimenti legislativi, il varo definitivo dell’ E-GOV e provvedimenti dell’Amministrazione Finanziaria hanno aperto la strada ad un nuovo sistema di emissione e principalmente di conservazione di documenti in formato elettronico.
Il D.M. 23/1/2004 è sicuramente da intendersi come il decreto principe attraverso il quale sono stati anche spiegati i termini adoperati nel linguaggio corrente dell’informatica fiscale ossia:
1. Documento analogico : l’atto formato utilizzando valori continui come le tracce su carta, le immagini su film o la magnetizzazione su carta;
2. Documento digitale : testi, immagini, filmati, ecc. formati attraverso valori binari con un processo di elaborazione elettronica;
3. Documento statico non modificabile : documento informatico non modificabile;
4. Firma elettronica : insieme di dati utilizzati come metodo di autenticazione della firma;
5. Firma elettronica avanzata : firma elettronica ottenuta attraverso una procedura che garantisce la connessione univoca al firmatario;
6. Firma elettronica qualificata : firma elettronica qualificata che si basa su un certificato qualificato;
7. Firma digitale : firma elettronica qualificata che utilizza un sistema di doppia chiave, una privata ed una pubblica, che consente al titolare, tramite la chiave privata, ed al destinatario, tramite la chiave pubblica, di verificare l’autenticità del documento;
8. Riferimento temporale : informazione contenente la data e l’ora;
9. Marca temporale : sistema informatico che consente di rendere opponibile a terzi il riferimento temporale.
Nel D.M. vengono precisate anche alcune delle regole alle quali i documenti informatici di natura tributaria devono sottostare, cioè:
a. avere forma di “documento statico non modificabile”;
b. essere emessi con il “riferimento temporale (marca temporale)” e la “sottoscrizione elettronica (firma elettronica)” per garantire la data, l’autenticità e l’integrità del documento;
c. essere memorizzati, seguendo l’ordine cronologico, su di un qualunque supporto per il quale possa essere assicurata la leggibilità nel tempo, ed in modo tale da permettere la ricerca con nome e cognome se persona fisica o denominazione se persona giuridica, nonché con il codice fiscale o la partita IVA;
d. essere esibiti e resi leggibili, anche su supporto cartaceo, a richiesta degli organi di controllo.
Inoltre, relativamente alla conservazione sostitutiva, dopo la memorizzazione avvenuta nei modi ora indicati, il decreto ha anche specificato che la procedura di conservazione dei documenti informatici tributari deve essere effettuata:
1. almeno ogni quindici giorni, per le fatture
2. annuale, per gli altri documenti
Dovrà poi essere inviata, entro il 4° mese successivo alla presentazione del modello UNICO, sia la marca temporale che l’impronta dell’archivio.
Il Decreto Legislativo n.52 del 20 Febbraio 2004 ha definito poi le regole specifiche per la compilazione, l’emissione e la conservazione della fatture, attuando la direttiva comunitaria n.115 del 2001.
In seguito a questo decreto sono stati modificati gli articoli 21, 39 e 52 del D.P.R. 633/72 (il decreto istitutivo dell’IVA) che riguardano: l’obbligo di fatturazione, la tenuta e la conservazione dei registri ed i poteri di accesso dell’amministrazione finanziaria ai fini del controllo fiscale.
L’art.16 del D.L. 29/11/2008 n.185 ha aggiunto al Codice Civile l’art.2215 bis che stabilisce che i libri, i repertori, le scritture contabili e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
Fondamentali anche le istruzioni dell’Agenzia delle Entrate.
Con circolare n.36 del 6/12/2006 è stata presa in esame l’intera normativa riguardante l’emissione dei documenti fiscali in modo informatico e la conservazione informatica dei registri e dei documenti previsti dalla legislazione tributaria e, dopo un’ampia premessa per definire l’intero quadro normativo di riferimento, sono stati affrontati alcuni argomenti sui quali l’esigenza della chiarezza era più urgente.
- Sono stati individuati con esattezza i documenti “rilevanti ai fini tributari” con riguardo ai quali è applicabile la normativa di cui si parla. Tra questi vi rientra tutta la documentazione richiesta ai fini fiscali, compresi i libri e registri previsti dal codice civile, con la sola eccezione della documentazione prevista dalla normativa doganale (compresa quella sulle accise), nonché quella prevista dalla normativa sul lavoro (libri paga e matricola), documentazione la cui conservazione soggiace, evidentemente, a disposizioni specifiche.
- E’ stato chiarito l’esatto significato di “documento analogico” rilevante ai fini tributari, distinguendo tra originale e copia, e facendo l’ulteriore distinzione tra “documento analogico originale unico” e “documento analogico originale non unico”. Quest’ultima distinzione è molto importante in quanto solo per i documenti originali “unici” è prevista la partecipazione di un “pubblico ufficiale” (notaio, cancelliere, segretario comunale o funzionario incaricato dal sindaco) nel relativo processo di conservazione informatica. Negli altri casi, invece, tale partecipazione non è necessaria, essendo sufficiente, a conclusione delle operazioni, l’apposizione della marca temporale e della firma elettronica da parte del responsabile della conservazione (che di norma si identifica con il contribuente) o dal soggetto all’uopo designato.
La circolare ha precisato che i documenti analogici originali “unici” sono soltanto quelli il cui contenuto non può essere desunto da altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la tenuta, facendo l’esempio dei “titoli di credito all’ordine” (cambiale ed assegno) i quali sono certamente documenti “unici” fino a quando, ricevuti dal beneficiario o prenditore soggetto IVA, non rientrano automaticamente nella categoria dei documenti “non unici” essendone prescritta l’annotazione in libri o registri obbligatori e da questi, evidentemente, facilmente ricostruibili.
Sono pure documenti “unici” i libri sociali previsti dall’articolo 2421 del C.C., nella misura in cui il relativo contenuto non possa essere ricavato da altre scritture obbligatorie.
Sono documenti “non unici”, invece, i libri previsti dall’articolo 2214 del C.C. (libro giornale e libro inventari), le fatture, gli scontrini e le ricevute fiscali, i documenti di versamento (F23 e F24), le dichiarazioni fiscali, e tutti gli altri documenti il cui contenuto, come si diceva prima, è possibile ricavarlo da altra documentazione obbligatoria.
- Sono state illustrate le procedure per la memorizzazione digitale e la successiva conservazione dei documenti, fornendo istruzioni sui supporti di memorizzazione, sui termini di esecuzione (almeno ogni 15 giorni per le fatture ed un anno per gli altri documenti), sul responsabile della conservazione, sulla “marca temporale” e sulla “firma elettronica”, nonchè sulla prevista comunicazione all’Agenzia delle Entrate della “impronta dell’archivio informatico”, non mancando poi di sottolineare la necessità del rispetto dell’ordine cronologico dei documenti da memorizzare e conservare, e dichiarando ammissibile l’uso contemporaneo della conservazione informatica delle fatture elettroniche e della conservazione tradizionale delle fatture emesse su cartaceo, attraverso l’adozione di distinta numerazione e di distinti registri “sezionali”.
La circolare contiene anche un “elenco delle definizioni”, una specie di glossario, che permette di capire con immediatezza il significato corretto dei termini e dei concetti riportati non solo nella stessa circolare, ma anche nei numerosi provvedimenti legislativi intervenuti sull’argomento.
Più recentemente, con un altro documento di prassi, la risoluzione n. 158 del 15/6/2009, l’Agenzia delle entrate ha fatto chiarezza su alcuni punti importanti della materia:
1. Sulla fattura elettronica è indispensabile apporre il riferimento temporale in quanto la data indicata nel documento potrebbe non essere quelle effettiva della sua materiale formazione;
2. Il termine di quindici giorni entro il quale deve essere completato il processo di conservazione del documento decorre dalla data del suo invio o ricezione e non dalla data della sua registrazione;
3. I documenti analogici (che mancano, evidentemente, del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata), anche se sottoposti a procedimento di conservazione sostitutiva con acquisizione dell’immagine in digitale, devono comunque essere sempre materializzati su supporto cartaceo
4. I soggetti che emettono documenti informatici e provvedono alla loro conservazione, devono sempre trasmettere all’Agenzia delle Entrate l’ “impronta” dell’archivio informatico con relativa sottoscrizione elettronica e marca temporale entro il termine di quattro mesi dalla scadenza del termine di presentazione delle dichiarazioni.
5. La conservazione delle fatture elettroniche deve avvenire sempre attraverso il sistema elettronico visto che questo sistema è espressamente previsto dalla legge, oltre che per l’emissione, anche per la trasmissione, l’archiviazione.
Recentissima, infine, è la pubblicazione del DPCM 30/3/2009 (Gazzetta Ufficiale del 6 giugno scorso). Tale provvedimento, in vigore tra sei mesi, sostituisce quello del 13/1/2004 modificando le regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici, introducendo, comunque, importanti novità.
Una di queste novità riguarda la “marca temporale”, sistema con cui è possibile attribuire ad un documento informatico una data ed un orario opponibile a terzi a norma dell'articolo 20, comma 3, del D.leg/vo 82/2005 (Codice dell'amministrazione digitale). La validità della marca temporale è condizionata dalla conservazione nell’apposito archivio informatico del “certificatore”. L’attuale conservazione degli archivi, per ora fissata in cinque anni, passa a venti anni, peraltro con facoltà per l’interessato di portarla anche ad un periodo di tempo superiore. Conseguentemente, diventa almeno ventennale la validità della marca temporale ed aumenta pertanto il periodo di tempo in cui è possibile opporre a terzi il documento emesso in maniera informatica.
L’altra novità riguarda, invece, la “firma digitale”. La sua validità è stata finora subordinata alla validità della marca temporale. Ora, invece, resterà valida anche quando il relativo certificato qualificato risulti scaduto, revocato o sospeso. L’apposizione della marca temporale, anche se ormai scaduta, quindi, non farà mai venir meno la validità della firma digitale originariamente validamente apposta.