Tratto da un articolo di Salvatore Forastieri

Come assolvere gli obblighi tributari utilizzando sistemi informatici è sempre stato un argomento molto dibattuto.

Se dalla parte tecnologica si avverte questa esigenza, considerando la continua evoluzione dell’informatica, da parte dell’amministrazione Finanziaria, invece, si cerca, o meglio si cercava, di imporre quante più pastoie possibili alla sua applicazione ritenendo che questo nuovo metodo non desse sufficienti garanzie relativamente alla regolare tenuta della contabilità fiscale.

Però la tecnologia è sempre stata una fonte di risparmio per le aziende ed ecco quindi che provvedimenti legislativi, il varo definitivo dell’ E-GOV e provvedimenti dell’Amministrazione Finanziaria hanno aperto la strada ad un nuovo sistema di emissione e principalmente di conservazione di documenti in formato elettronico.

Il D.M. 23/1/2004 è sicuramente da intendersi come il decreto principe attraverso il quale sono stati anche spiegati i termini adoperati nel linguaggio corrente dell’informatica fiscale ossia:

1.    Documento analogico : l’atto formato utilizzando valori continui come le tracce su carta, le immagini su film o la magnetizzazione su carta;

2.    Documento digitale : testi, immagini, filmati, ecc. formati attraverso valori binari con un processo di elaborazione elettronica;

3.    Documento statico non modificabile : documento informatico non modificabile;

4.    Firma elettronica : insieme di dati utilizzati come metodo di autenticazione della firma;

5.    Firma elettronica avanzata : firma elettronica ottenuta attraverso una procedura che garantisce la connessione univoca al firmatario;

6.    Firma elettronica qualificata : firma elettronica qualificata che si basa su un certificato qualificato;

7.    Firma digitale : firma elettronica qualificata che utilizza un sistema di doppia chiave, una privata ed una pubblica, che consente al titolare, tramite la chiave privata, ed al destinatario, tramite la chiave pubblica, di verificare l’autenticità del documento;

8.    Riferimento temporale : informazione contenente la data e l’ora;

9.    Marca temporale : sistema informatico che consente di rendere opponibile a terzi il riferimento temporale.

Nel D.M. vengono precisate anche alcune delle regole alle quali i documenti informatici di natura tributaria devono sottostare, cioè:

a.    avere forma di “documento statico non modificabile”;

b.    essere emessi con il “riferimento temporale (marca temporale)” e la “sottoscrizione elettronica (firma elettronica)” per garantire la data, l’autenticità e l’integrità del documento;

c.    essere memorizzati, seguendo l’ordine cronologico, su di un qualunque supporto per il quale possa essere assicurata la leggibilità nel tempo, ed in modo tale da permettere la ricerca con nome e cognome se persona fisica o denominazione se persona giuridica, nonché con il codice fiscale o la partita IVA;

d.    essere esibiti e resi leggibili, anche su supporto cartaceo, a richiesta degli organi di controllo.

Inoltre, relativamente alla conservazione sostitutiva, dopo la memorizzazione avvenuta nei modi ora indicati, il decreto ha anche specificato che la procedura di conservazione dei documenti informatici tributari deve essere effettuata:

1.    almeno ogni quindici giorni, per le fatture

2.    annuale, per gli altri documenti

Dovrà poi essere inviata, entro il 4° mese successivo alla presentazione del modello UNICO, sia la marca temporale che l’impronta dell’archivio.

Il Decreto Legislativo n.52 del 20 Febbraio 2004 ha definito poi le regole specifiche per la compilazione, l’emissione e la conservazione della fatture, attuando la direttiva comunitaria n.115 del 2001.

In seguito a questo decreto sono stati  modificati gli articoli 21, 39 e 52 del D.P.R. 633/72 (il decreto istitutivo dell’IVA) che riguardano: l’obbligo di fatturazione, la tenuta e la conservazione dei registri ed i poteri di accesso dell’amministrazione finanziaria ai fini del controllo fiscale.

L’art.16 del D.L. 29/11/2008 n.185 ha aggiunto al Codice Civile l’art.2215 bis che stabilisce che i libri, i repertori, le scritture contabili e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.