Da un articolo di Nicola Savino - su blog.pmi.it

La riduzione dei costi è il sogno di ogni azienda, ancora di più quando un periodo di crisi economica come quello attuale influisce sul fatturato aziendale.

Purtroppo però le aziende dimenticano i costi dei processi interni e quindi gli interventi vengono effettuati esclusivamente con tagli sugli acquisti ; e ci si dimentica sistematicamente che una ottimizzazione della gestione dei processi interni può portare a risparmi inimmaginabili.

La gestione degli archivi cartacei è uno di quei processi interni che non viene molto considerato, si fatica a credere che la dematerializzazione, ed una conseguente gestione digitale degli archivi, permetta un abbinamento dei costi di molti punti percentuali

Già da alcuni anni in Italia è in vigore la normativa che consente la totale dematerializzazione dei documenti siano essi fiscali che civili, eppure, anche se molte aziende si avvalgono con proficui risultati della dematerializzazione dei documenti per molte altre non è ancora ben chiaro il vantaggio conseguente dall’adozione di tali sistemi.

Grazie alla totale valenza giuridica, sia ai fini civilistici che a quelli fiscali, dell’archiviazione ottica e della conservazione sostitutiva, è possibile risparmiare eliminando l’archivio cartaceo.

 I costi imputabili  all’archiviazione e alla gestione di fatture, documenti contabili e commerciali sono enormi in termini economici, di produttività, di personale addetto e di adeguamento agli obblighi normativi di sicurezza e privacy.

Da non sottovalutare la possibilità di avvalersi della Conservazione Sostitutiva in outsourcing, quindi per mezzo di aziende esterne; questo riduce a zero la difficoltà di implementare internamente una procedura che per qualche azienda risulterebbe troppo complicata e costosa.

Difatti l’art. 5 della delibera CNIPA n.11 del 2004, dà facoltà all’azienda di avvalersi di un soggetto terzo al quale affidare il processo di Conservazione Sostitutiva.

Inoltre rivolgendosi a centri specializzati si può effettuare anche l’archiviazione della documentazione pregressa, è stato calcolato che mantenere in vita un archivio cartaceo ha un costo medio annuo (nella condizione più favorevole) di circa 2/3 € per ogni pagina conservata contro i pochi centesimi (una sola volta) di costo di dematerializzazione.

Il vantaggio per un’azienda di delegare a terzi la gestione di alcuni processi che non hanno un collegamento diretto con il loro core business, permette di risparmiare sui costi produttivi, evitando di sostenere spese notevoli per le implementazioni di nuovi servizi, soprattutto ora che le aziende per restare competitive hanno l’obbligo di semplificare i processi interni organizzativi.

Affidare la realizzazione e l’aggiornamento di un archivio digitale a norma presso un’azienda esterna, consente di affrontare il problema in modo professionale, con realizzazione di un archivio ottico di elevata qualità e che sia conforme alle ultime normative. L’affidamento di un servizio in outsourcing, consente di eliminare costi di investimento in tecnologie e professionalità per la gestione dell’archivio e per la realizzazione di un software specifico per la consultazione e la gestione dei documenti archiviati.

Dunque si evince un grosso vantaggio per l’azienda che vuole avvalersi della conservazione sostitutiva in outsourcing, ovvero quello di liberarsi della carta, senza preoccuparsi sul come fare, ma semplicemente riducendone i costi.