DOCUMENTI ANALOGICI

 

Per quanto concerne la conservazione sostitutiva di documenti analogici la Delibera dell’ AIPA afferma che l'operazione debba avvenire attraverso la memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici. Eventualmente è possibile memorizzare anche la loro impronta. L'operazione continua poi con l'apposizione sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta così lo svolgimento corretto del processo.

 

DOCUMENTI INFORMATICI

 

 Per i documenti informatici la Delibera dell’ AIPA del 19 febbraio 2004, dice che la conservazione sostitutiva di tali documenti ed, eventualmente, anche delle loro impronte, debba avvenire  attraverso la memorizzazione in supporti idonei (anche non ottici) e si conclude con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesti il corretto iter del processo.

 

DOCUMENTI UNICI

 

Per i documenti considerati "unici" il processo si conclude con l'apposizione ulteriore del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale che attesti la conformità tra documento originale e quanto registrato.

 

La distruzione dei documenti analogici viene consentita solo al termine della procedura di conservazione sostitutiva, "fatto salvo quanto previsto al comma 4 dell'articolo 6 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.”"

 

Sotto il profilo temporale tale operazione può essere eseguita in qualsiasi momento giacché l'archivio analogico è perfettamente valido ai fini tributari e può essere esibito in alternativa.