Per fase di conservazione sostitutiva della fattura elettronica, si intende quel processo che “rende legali” i documenti archiviati digitalmente.

Permette di conservare i documenti con modalità digitali per renderli disponibili nel tempo nella loro completa integrità e autenticità. Il processo di conservazione sostitutiva è un processo informatico che si attua in sostituzione di quello tradizionale cartaceo che mantiene la validità legale sia a livello fiscale, sia a livello civile.

Anche le fatture possono essere atte alla conservazione sostitutiva.

Le fatture analogiche (che sono documenti analogici NON unici) si possono conservare sostitutivamente o mantenerle in cartaceo, mentre le fatture elettroniche si devono conservare sostitutivamente.

Il processo di conservazione legale dei documenti informatici ed analogici termina con:

l’apposizione della sottoscrizione elettronica (firma digitale),

l’apposizione della marca temporale che rappresenta “l’evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale”, sull’insieme dei documenti o su un’evidenza informatica contenente le “impronte” dei documenti o un insieme degli stessi. La marca temporale è fornita da un ente esterno certificato detto Certification Authority (CA). In tal modo è garantita l’integrità dei documenti conservati.

L’articolo 5 del D.M. 23.01.2004 dispone infine che il soggetto interessato invii una comunicazione contenente:

l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione,

la relativa firma digitale,

la marca temporale.

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