Le attuali norme impongono la conservazione di tutti i documenti prodotti dalle aziende, vale a dire migliaia di pagine.

Qualsiasi azienda, anche la più piccola è costretta a organizzare scaffali, armadi e intere stanze per gli archivi.

Questo comporta uno spreco enorme di risorse: da una parte di carta, dall'altra di spazi che potrebbero avere altri tipi di funzione.

Il proliferare di decreti, che a partire dagli anni Novanta ha coinvolto e cambiato il modo di vivere di tutti e, principalmente, il modo di gestire il rapporto tra i cittadini e le amministrazioni, pubbliche o private che siano, ha portato ad oggi una visione della gestione documentale sicuramente più significativa rispetto al passato.

La diffidenza purtroppo ancora non manca, ma i risultati raggiunti e la perfezione degli strumenti messi a disposizione  possono  annullare i timori  dimostrando la possibilità di realizzare benefici, in termini di risparmio ed  efficacia, auspicati dal passaggio paper to bit.

Affrontando uno dei problemi comuni al contesto  amministrativo, pubblico o privato che sia, vale a dire  quello della gestione della carta,  sia in termini di produzione che di spazio idoneo ad ospitarla, si sono finalmente poste le basi per l’attuazione del processo di dematerializzazione, cioè  quel processo atto a gestire la carta attraverso la sua riproduzione in modalità digitale.

Uno degli ultimi obiettivi raggiunti, e al quale continuano a seguire altri risultati,  è dato dall’emanazione del Codice dell’Amministrazione Digitale, in vigore dal 1 gennaio 2006,  che può essere considerato il punto di partenza del processo di digitalizzazione delle aziende.

La dematerializzazione anche se intesa come traguardo con la trasformazione del documento in modalità digitale, necessita di un passaggio finale ossia dopo aver trasformato il dato in digitale occorre che questo sia reso fruibile; quindi occorre trasformare il dato da informatico ad informativo quindi usabile ed accessibile nel tempo.