Tutti i documenti cartacei prodotti o ricevuti, possono essere conservati come immagini digitali, memorizzati su un supporto ottico e firmati digitalmente (firma digitale), con l’aggiunta dell’apposizione della marcatura temporale.

Ciò rappresenta un passo verso la dematerializzazione dei documenti all'interno di un processo: produzione, trasmissione, archiviazione, condivisione e consultazione.