L'archiviazione ottica di un documento avviene mediante l'uso di uno scanner, uno strumento informatico che permette di trasformare dati su carta in dati digitali e quindi visualizzabili sullo schermo del computer e facilmente archiviabili in supporti ottici (cd, dvd, ecc.).

Lo scanner viene guidato da un software applicativo che oltre a guidare lo scanner si occupa anche di: importare e convertire i documenti, memorizzare i dati, associare ai dati le chiavi di classificazione, generare le impronte, le firme e le marche temporali ed inoltre si occupa di consentire la ricerca la visualizzazione, la stampa e la condivisione dei documenti memorizzati.

Pegasus Multimedia DataBase^® è tra i migliori software atti a  garantire una archiviazione elettronica efficace ed a norma di legge.

Generalmente vi sono due modalità di scansione dei documenti tramite ocr (optical character recognition - riconoscimento ottico dei caratteri) e per immagine.

Nel primo caso il software individua e riconosce i caratteri presenti nel documento e li dispone in un file di testo utilizzabile da un qualsiasi editor visuale (come Micrososft Word, ad esempio).

La tecnologia attuale permette ottimi risultati: questi, tuttavia, dipendono in larga misura dal grado di conservazione del documento cartaceo originale, dalla qualità di stampa dello stesso, ecc.. Pertanto spesso sono necessarie piccole correzioni.

La scansione per immagine prevede invece la trasformazione del documento cartaceo in un file di immagine, pertanto viene sempre preservato il testo di quest'ultimo.

Possono essere individuate tre distinte modalità di inserimento dati nel corso di una sessione di archiviazione elettronica:

• Modalità manuale: i dati di classificazione vengono inseriti manualmente e poi si procede alla scansione delle pagine, secondo l’ordine dei documenti cartacei.
• Modalità da OCR: questa modalità prevede la trasformazione in formato digitale tramite ocr richiedendo, però, attività di correzione manuale.
• Modalità automatica: questa modalità con l’aiuto di opportune tecniche proprie solo di software specializzati, prevede un’automazione totale della classificazione e della scansione utilizzando poi delle procedure batch di controllo.

Esistono infine due soluzioni di utilizzo di procedure di archiviazione ottica documenti:

1) la gestione interna che prevede l’acquisto delle licenze software, l’addestramento di personale addetto, ed, ovviamente, la presenza in azienda di una o più persone che svolgano questo lavoro.

2) la gestione in outsourcing che invece demanda tutta la procedura ad aziende esterne, come ad esempio Gemmo Digital Services, lasciando al personale interno il solo onere della ricerca e della fruizione dei documenti.